今回は、勤怠管理システムを導入するときに気にしたい「設定作業」について、「誰が」「何を」「どのように」行うのか、考えられる設定タイプ別に具体例を交えご紹介します。
記事後半では、導入時に生じる煩わしい設定作業を代行し、お客様の最適なシステム導入を実現する「勤怠コンサルタント」についても触れていますので、システム導入の成功につながるポイント含め、是非最後までご一読ください。

---

目次

１．システム導入の主な流れと必要なタスク
２．「設定タイプ」によって分かれる勤怠管理システム
３．設定した後に控える「検証作業」
４．「自社設定タイプ」にするか「メーカー設定タイプ」にするか
５．お客様の導入を成功へと導く「勤怠コンサルタント」の存在

---

はじめに、勤怠管理システムの運用を開始するには、主に以下のように進めていきます。

①システムの比較・検討
↓
②システムの決定・契約
↓
③運用方法の確認と必要な情報の収集
↓
④システム設定（③の反映）
↓
⑤設定内容の検証
↓
⑥テスト稼働
↓
⑦本番稼働

システムの導入を決定した後は、各メーカーと契約をし、システムの利用を開始します。
※契約前に利用規約やプライバシーポリシーを確認し、疑問点は必ずメーカーに問い合わせておくことをお勧めします

システムの利用開始後は、本番稼働に向けて様々なタスクを行っていきます。
まずは「③情報収集」から始まり、社内の就業規則、組織体系、雇用形態などの運用ルールを確認し、登録に必要な情報をまとめていきます。
ここについては、ある程度導入前から想定されるタスクである場合が多く、実際に行動に移す際のイメージが持ちやすいのではないでしょうか。

次に、「④システム設定」「⑤設定内容の検証」と実際にシステムを使った準備に入ります。
特にこの2つは、スムーズな本番稼働を目指すうえでとても重要なタスクとなります。

例えば「④システム設定」にはどのようなものがあるかを見てみると、大きく二つに分かれます。

一概に「設定」と言っても、単純な登録作業で済む内容もあれば、就業規則や各種計算に関わる複雑なものまで幅広くあります。

では、これらの情報をどのようにシステムへ反映させるのでしょうか？
もちろんすべてを自社で行うこともできますし、メーカーに任せることも可能です。実際にその違いを見ていきましょう。

勤怠管理システムには大きく2つのタイプがあります。

まず「自社設定タイプ」とは、就業規則や社内のルールをもとに導入企業が設定作業を行うシステムです。

社内規則を熟知している自社担当者が作業をするため、設定に必要な情報の収集やシステムへ反映すべき事柄の整理は、比較的スムーズに進みます。
一方で、それらをシステムへ反映する作業は複雑なことも多く、さらには労務管理以外の知識が問われるため、自社設定タイプでは導入担当者が苦労を強いられることが多くあります。設定箇所は多岐に渡り、中々一筋縄では進まないのが現実です。
運用開始を急いでいたり就業規則が複雑な場合ほど、作業難易度が高くなる傾向があります。

これに対し「メーカー設定タイプ」とは、個社毎の就業規則や社内ルールを参考に、メーカーが設定を代行するシステムになります。

就業規則内容の把握はもちろん、規則上には無いが社内に定着している運用やルールを細かくヒアリングをし、その内容を基に導入企業が求める運用方法に沿ってシステムへ反映させていきます。
勤怠管理を熟知したプロと共に導入を進めますので、設定精度が高いことはもちろん、様々なアドバイスを受けられることでスムーズに本番稼働を迎えることができます。

これらのタイプを分かりやすく山登りに例えてみます。

2つの大きな違いは、ガイド（メーカー）が隣にいるかどうかです。
1人での登山は不安も多いですが、山に熟知したガイドが側にいれば、終始安心しながら頂上を目指せます。

システム導入も同様に、担当者が抱きやすい設定作業への不安や、複雑な就業規則などで設定が難航しうる状態となっても、メーカーが側にいてくれる場合（メーカー設定タイプ）は、安心感につながります。
ただし「自社設定タイプ」といっても、完全に自社だけとなることは稀で、メールや電話でのサポートを受けられることが多いので、その点は安心できると言えそうです。

苦労して設定が完了した後にも重要なタスクがあり、それは「検証作業」です。
設定した内容も、ただ設定しただけではスムーズな本番稼働を迎えられません。「設定した内容が間違っていないかの検証」が必要となり、検証期間を通して現行の計算方法と相違が無いようにしていくことが重要となります。

設定した内容を検証することは非常に手間のかかる作業です。検証中に見つけた問題点に対し、「なぜ間違っているのか」「どのように修正するのか」「最適な解決策は何か」といった課題を、一つひとつクリアしていく必要があります。
このような検証作業を「自社のみで行う」もしくは「メーカーと一緒に進める」かどうかは、安定した稼働を迎えられるためには、システム選定において大きな基準となるのではないでしょうか。

ここまででも選定のポイントはいくつかありましたが、さらに具体的に設定タイプ別に比較していきます。
選定する重要な要素は、「何を設定するか」「どのように設定・検証するか」を考え、その上で、自社で進められるのかorメーカーに任せた方が効率がいいのかを導きだし進めていくとよいでしょう。

設定内容が少なく、自社でも進められると思われる場合は「自社設定タイプ」のメリットが多いですし、就業規則や雇用形態が複雑、検証が手間といった場合は「メーカー設定タイプ」が安心できます。
設定をどう行うかはシステム選定において大きなポイントですので、システムへ求めるものや許容できるコスト、また担当者のレベルに応じた選択をお勧めします。

さらに設定タイプの違いは、導入前の準備期間だけではなく、本番稼働後のサポートにも影響する場合があります。

メーカーが設定する場合は、設定時の内容を熟知したスタッフがメーカー側にいるため、サポート時の解決スピードが速くなる可能性があります。
簡単な操作方法の問い合わせはこの設定タイプを問いませんが、個社毎の設定内容に踏み込んだ問い合わせ（現状の設定内容の確認と動作の理由、就業規則変更による設定変更、イレギュラーなエラー発生の原因追及など）では、自社設定とメーカー設定では大きく差が生じます。メーカー設定の場合は、個社毎の設定内容を把握しているといった点からもメーカー側の得意とする部分でもあり、問題解決もスムーズに進みます。

ITリテラシーに自信がなくシステム設定が苦手であったり、就業規則や雇用形態が複雑で設定内容が難しくなりそうな場合には、この「設定タイプの違い」が本番稼働後のサポートの質にも影響する可能性があることも、システム選定の際に考慮すべき点といえそうです。

これまでのお話を踏まえて、ここからは、当社勤怠管理システム「勤労の獅子」ではどういったことを行うか？のご紹介をしていきます。

「勤労の獅子」では、システム導入で生じる煩わしい設定作業を、お客様専任の「勤怠コンサルタント」が代行します。
システム導入の様々な場面でお客様をサポートし、最適な運用方法のご提案とシステム設定代行で、スムーズな本番稼働迎えられるよう進めていきます。

①システムの比較・検討
↓
②システムの決定・契約
↓
③運用方法の確認と必要な情報の収集
　→勤怠コンサルタントによるヒアリング
↓
④お客様でのシステム設定
　→勤怠コンサルタントによる設定代行＆動作検証
↓
⑤あらかじめ検証した内容をもとに、お客様にて再度確認
　→最適な状態になるまで適宜設定をブラッシュアップ
↓
⑥テスト稼働
　→勤怠コンサルタントによるサポート＆運用アドバイス
↓
⑦本番稼働
　→知識・ノウハウの豊富なスタッフによるサポート

ご契約後、まずはじめに、勤怠コンサルタントが「就業内容や運用ルール」「現在抱えている課題」などをヒアリングし、どのようにシステム上で実現していくかを話し合います。お客様が求める運用方法が決定した後、ヒアリングした内容をもとに最適な設定を行い、同時に動作検証も平行して実施するため、お客様がすぐに使い始められる状態でシステムを納品いたします。
そのため、お客様は自身で設定をせずとも準備の整ったシステムをすぐに使い始めることができ、さらにテスト稼働中には必要に応じて細かな設定変更依頼を行うこともできるため、スムーズに本番稼働を迎えることができます。

設定完了後には、稼働前のレクチャーも行いますので、運用開始前の不安はここで払拭いただけます。また、必要に応じて管理者向けの集合レクチャーも行うことが可能です。

もちろん、運用後のサポートも充実しています。システム知識やノウハウの豊富なスタッフが、お客様のお問い合わせに丁寧に対応し、一般的なQ&Aに加え、個社毎の設定内容を加味した上での運用アドバイスも行います。もちろん、導入時にお客様のシステム設定を行った勤怠コンサルタントもいますので、複雑な設定内容であっても即座に理解し対応することが可能です。

勤怠管理システムの導入は難しい印象があるかもしれませんが、「勤労の獅子」ではお客様専任の「勤怠コンサルタント」がお客様の導入目的や解決したい課題、システム導入後にどうありたいかを丁寧にヒアリングし、お客様と伴走しながらそれらを実現していきます。
難しい設定や用語が並ぶシステム導入を、必ずしもすべて自社で行う必要はありません。任せられるところは私たちにお任せいただき、スムーズな運用へ向けて共に進めていけるよう、お客様に寄り添いながら各所でサポートさせていただきますので、どうぞご安心ください。

詳細な製品説明やデモ、無料トライアルなどをご希望の場合は是非お気軽にお問い合わせください！

本記事が皆様のお役に立てれば幸いです。

これからも当社は、「すべての人が笑顔で働ける世の中をIT×コンサルティングで創造する」を使命に、お客様の笑顔につながるサービス提供を継続して行なってまいります。
今後とも「勤労の獅子」をよろしくお願いいたします。