今回は、勤怠管理システムの導入後に関わる「サポート」について、その役割や重要性についてお話します。
サポート内容はメーカーによって様々ですので、「システムを使う中でどういったサポートが受けられるか？」を知ることは大切です。
システム選定の一つの基準にもなりますので、是非最後までご一読ください。

目次

１．サポートとは何か？
２．なぜサポートが重要なのか
３．勤怠管理システムにおける「サポート窓口」とは
４．メーカーにより異なるサポートの内容
５．スムーズな運用をサポートするために「勤労の獅子」ができること

はじめに、「サポート」と聞いて想像するものは何ですか？

直接的な意味の「支える・支援する」といったことの他に、購入品に対してのアフターサービスの意味合いで、「問い合わせに対応してくれる」「困ったときに相談するところ」「対応が遅い」「電話がつながりにくい」など様々なイメージを持たれているかと思います。
勤怠管理システムにおけるサポートも、お客様の疑問や不明点に回答することを主な目的として、世間一般的なサポートと同様に存在しています。

多くの業務システムは、導入が終わると運用フェーズに入ります。

運用フェーズでは、日常業務の一部として実際にシステムを活用していくため、導入フェーズ以上にシステムと向き合っていくこととなります。日々の業務を滞りなく行えるよう、データを見比べたりエラーを解消したり、従業員からの問い合わせやトラブル対応が発生することもあります。

システムが本番稼働を迎えた後、起こりうるトラブルや運用変更に寄り添うのが「サポート」になります。

特定の業務に特化したシステムでは、機能全体の把握や設定内容が難しい場合が多いです。特に業務や規則が煩雑なほど設定の難易度は上がり、その変更作業や影響調査にも時間を要します。
そしてそれらの作業を自社だけで行なうとなると、専門知識や時間が多く必要とされるため、システム導入により削減できた工数をつぶしてしまうことになりかねません。

自身の知識や業務と関りの薄い、システムに寄りすぎた作業はできることなら避けたいですよね。

メーカーが用意しているサポート窓口では、お客様の疑問や不明点に即座に対応し、滞りなく業務を進められるようサポートします。

システム導入によって生み出された時間を有効活用するために、さらにはシステムの細かい知識はなくとも適切な運用ができるよう、しっかりとしたサポート窓口のあるシステムを選び、必要に応じて積極的に活用していくことが重要となります。
導入後、長きに渡り関わるサポート窓口は、万全な体制であると安心できるでしょう。

勤怠管理システムは、企業が健全な経営を行うべく従業員の就業状況を適正に管理し、かつ従業員が高いパフォーマンスを発揮する手助けとなる機能を兼ね備えた業務システムです。

様々な機能や蓄積されたデータを上手く活用するには、自社だけでは難しい場面も出てくるでしょう。
そういったとき、お客様がシステムを有効活用できるようお手伝いするのが「サポート窓口」になります。

操作方法の説明から運用方法の提案まで、稼働後スムーズに運用できるよう幅広くサポートします。
内容は様々ですが、日々の問い合わせに加え、将来を見据えた際の働き方の相談や、システムやデータの活用方法についても提案しています。
またメーカーによっては、導入時の担当者がそのままサポート担当として対応する場合や、サポート専任スタッフが応対する場合など、個社ごと多種多様な体制があります。



勤怠管理といった特定の業務に特化したシステムは、その特性上、機能や設定内容が複雑になりがちです。様々な働き方が存在する中で、適用される規則や法律も、職種や雇用によって変わります。
それらを一つのシステムで実現するためには、多くの設定やテストが必要となり、業務知識に加えてシステムへの理解も要するでしょう。実際に作業された方の中には、苦労された方も多くいらっしゃると思います。

また導入時に上手く設定できたとしても、「担当者が急に退職した」「法改正にどう対応したらいいか分からない」「働き方を変えたいがシステムで対応できるか不安」など、日々起こりうる流動的な事象にスピード感をもって対処していくのは、極めて困難です。

このような問題を、専門的な知識のもと解決に導いてくれる存在が「サポート窓口」になります。

具体的にどのようなサポートがあるのか？
自社にとってどのようなサポートが適切なのか？

次はその具体的なサポート内容についてみていきましょう。

システムを効率的・効果的に活用していくうえで重要なサポートの中身をみると、その体制や対応内容は千差万別です。


大まかなところでもこのような違いがあり、メーカーごとに様々な方針でサポートを行っています。

導入後、どのようなサポートを希望しますか？
自社の勤務体系や就業規則の複雑さ、システム設定への苦手意識などとも関わってきますが、可能な限り丁寧で安心できるサポート窓口に問い合わせたいですよね。

前々回にシステム導入についてお話した時と同様、ここにもメーカーごとの個性があります。
そのため、システムを選定する際は、導入後のサポート体制についてもしっかりと調査し、自社にマッチしているかを確認するとよいでしょう。

↓システム導入に関するコラムはこちら

これまでのお話を踏まえて、ここからは、当社勤怠管理システム「勤労の獅子」ではどういったサポートをしているのかをご紹介をしていきます。



「勤労の獅子」では、システムを運用していく中で生じる疑問や不明点に対し、サポート専任スタッフがお客様をサポートします。

お客様からの問い合わせに対しては迅速な回答を行い、必要に応じて最適な運用方法のご提案も行います。
またシステムに詳しいスタッフが在席していますので、お客様に合わせた設定変更を行うことができ、急な規則変更や新たな働き方の導入などにも柔軟に対応することができます。



2020年～2021年にかけて、テレワークや時差出勤といった働き方の導入が急速に広まりました。各企業、就業規則の見直しや制度導入を急がれる中、当社のお客様からも多くのお問い合わせをいただき、実際にサポートスタッフがその場で設定変更や運用提案を行うことで様々な働き方を実現してまいりました。

サポートスタッフの中には、お客様と伴走してシステム導入を実現する「勤怠コンサルタント」の経験者や、開発経験豊富な者も在籍しているため、システム知識やノウハウを持ち合わせた万全の体制でサポートを行っています。

↓「勤怠コンサルタント」に関するコラムはこちら


一般的なQ&Aに加え、個社ごとの設定内容を加味した上での運用アドバイスも行います。もちろん、導入時にお客様のシステム設定を行った勤怠コンサルタントもいますので、複雑な設定内容であっても即座に理解し対応することが可能です。

システム選定において「サポート」は見えづらい部分ではありますが、導入後にスムーズな運用を続け、かつ様々な業務課題を解決していく上では欠かせない存在となります。
難しいシステム導入も、入り口（導入フェーズ）は「勤怠コンサルタント」に、その後（運用フェーズ）は「サポート窓口」にお任せいただくことで、スムーズで安定したシステム稼働を実現してまいります。

詳細なサービス説明やデモ、無料トライアルなどをご希望の場合は是非お気軽にお問い合わせください！

本記事が皆様のお役に立てれば幸いです。

これからも当社は、「すべての人が笑顔で働ける世の中をIT×コンサルティングで創造する」を使命に、お客様の笑顔につながるサービス提供を継続して行なってまいります。
今後とも「勤労の獅子」をよろしくお願いいたします。