勤怠修正や有休申請のミスによる再集計件数が3分の1に。温かいサポートに助けられた

株式会社アントステラ 様

会社URL: https://www.auntstella.co.jp/

  • 製造業
  • 501-1000名
  • WEB打刻
  • スマホ打刻
  • フレックス
  • ワークフロー
導入前の課題

・Excelで全従業員の有休を管理。必要な情報の入力や把握に手間と時間がかかっていた。

・有休申請において漏れや誤りがあった際、再集計に時間を要していた。

導入効果

・導入前は勤怠の締め処理に2日かかっていたが、導入後は1日で済むようになった。

・勤怠修正や有休申請漏れが激減。再集計をする件数は導入前の3分の1になった。

株式会社アントステラは、クッキーの製造・販売及びア メリカンクッキー専門店「ステラおばさんのクッキー」を運営している会社だ。同社は東京都港区に本社を置き、全国各地にて店舗を展開。さらに、兵庫県尼崎市にある「大阪センター」にて生産に関する業務を管理している。
同社の従業員は各々「本社」「店舗」「大阪センター」に分かれて勤務し、働き方も異なる。特に店舗には正社員とアルバイトが混在しており、勤務時間も異なることからそれぞれに合わせた勤怠管理を行う必要があった。さらに有休管理業務にも手間がかかっており、改善を迫られていたという。
勤怠管理業務の改善に向けて、同社では「勤労の獅子」を導入。結果として、勤怠管理の効率化と細かなミスが減り、従業員からも評価を得ることができたとのこと。今回は、同社人事グループリーダーの太田麻衣子(おおた・まいこ)様と同グループ佐藤七栄(さとう・ななえ)様に、活用状況や導入の効果について詳しく聞いた。

クッキーの製造・販売
全国各地に「ステラおばさんのクッキー」を展開


——貴社について教えてください。

弊社は1974年に創業した会社で、クッキーの製造・販売とアメリカンクッキー専門店「ステラおばさんのクッキー」を運営しています。「ステラおばさんのクッキー」については、2023年11月現在、全国に直営店舗を59店舗、大手量販店の銘店コーナーを約1,100店舗展開。コンビニエンスストアや通販サイトでも販売しています。従業員数は2023年9月現在、正社員・アルバイトを合わせて約800名が勤務しています。

——「勤労の獅子」を利用している従業員のみなさんについて教えてください。

「勤労の獅子」は全社で利用しています。弊社は大きく分けて「本社」と「店舗」、生産業務を行う「大阪センター」の3つに分けられるのですが、本社勤務の従業員はフレックスタイムで勤務しています。店舗の従業員は店頭での商品販売に携わっているのでほとんどがシフト勤務。大阪センターの従業員は、工場でのライン勤務を担当している者と、大阪センターのバックオフィス業務をしている者がおり、人によって勤務時間が異なります。それぞれの部署において正社員とアルバイトがおり、勤務時間と雇用形態がさまざまです。


有休管理の課題解決と
新たな勤怠制度に対応できる点が導入の決め手に


——以前の勤怠管理方法において何が課題となっていましたか?

「勤労の獅子」の導入前は別のシステムを利用していたのですが、そのシステムには有休管理の機能がなく、Excelで管理していました。しかし、Excelでの管理では各従業員は有休の残日数を確認できず、その都度私たち人事グループに問い合わせなくてはなりませんでした。そして私たちはというと、有休の残日数を聞かれたら都度Excelデータから調べる必要があり、回答までに時間を要していました。その他に、有休申請時の登録漏れや、申請ミスも多く発生しており、申請依頼や申請内容を修正するのに手間がかかっていました。

また、休憩時間の自動計算機能が付いていなかったため、店舗で働く従業員は休憩開始と終了の度にシステムに打刻をしなければなりませんでした。もちろんミスも起きますから、勤怠修正をするのにも時間がかかっていました。

——「勤労の獅子」導入のきっかけは何ですか?

勤怠管理の方法について弊社の顧問の社労士に相談した際に「勤労の獅子」を紹介していただきました。それがきっかけとなりサービスについて問い合わせをしたところ、「勤労の獅子」の営業担当の方から連絡があり、丁寧かつ親身にこちらの話を聞いて回答してくださいました。そして、課題だった有休管理についても「勤労の獅子」で解決できると分かり、導入に踏み切りました。


混乱なく「勤労の獅子」を利用開始
現場の従業員も積極的に活用方法を提案

——どのように「勤労の獅子」を利用していますか?

勤怠管理業務全般で全社的に使用し、給与システムとも連携させ給与計算を行っています。導入前からの大きな変更点としては、勤怠修正や有休申請と残日数の確認を従業員自らできるようにしたことです。また2023年9月からは、スマートフォンでの勤怠打刻を開始。弊社は店舗で働く従業員が多いため、自分のスマートフォンで打刻できる環境を整えたことは、働き方の大きな変化となりました。

——お気に入りのポイントは何ですか?

ワークフローの承認ルートの詳細設定や、雇用形態・労働条件に合わせた労働時間計算ルールの適用など運用に合わせた細かい設定が可能な点です。細かい設定ができることで、組織変更や社内ルールの変更にも柔軟に対応できるようになりました。

——導入の効果を教えてください。

導入前は勤怠を締めた後の1次チェックと2次チェックを終えるのに2日程かかっていましたが、導入後は1日で終えられるようになりました。また、勤怠修正や有休申請登録などの入力ミスが少なくなり、再集計を行う件数が導入前の3分1に削減。システム上で従業員自ら有休残日数の確認ができるようになり、人事グループへの問い合わせがぐっと減りました。

——「勤労の獅子」について社員の方はどのような反応でしたか?

正直なところ、導入当初は「反発があるのではないか」との不安がありました。実際は特に反発もなく、むしろ従業員から使い方について提案されるくらいに浸透しています。例えば、導入前はホワイトデーの短期アルバイトの勤怠を紙の勤怠表で管理していました。2023年度は、直営店営業部から短期アルバイトの勤怠管理に「勤労の獅子」の活用を打診され、スマホ打刻に変更。人事グループ側だけでなく、現場でもITツールを積極的に使おうとしてくれる従業員が多いのは新たな発見でした。

——導入時に工夫されたことはありますか?

誰もが操作方法を分かるように簡単なマニュアルを作成。説明会も実施しました。「勤労の獅子」自体の操作方法が分かりやすいこともあり、特に問い合わせが発生することはありませんでした。むしろ、他の部署の従業員から「もっとこんなふうに使えないか」と提案されることがしばしばあり、説明会を実施してよかったと思います。




従業員からの提案内容を人事グループで検討
積極的に新たな使い方を導入する流れを続けていきたい



——「勤労の獅子」のサポート体制について、どう思われますか?

レスポンスの速さや課題に対する解決策の分かりやすさなど、コミュニケーションに優れていると思いました。導入後、運用が軌道に乗るまでも、営業担当の方が私たちがやりたい管理方法にどう対応できるかを親身に考えてくださいました。「勤労の獅子」の営業担当の方も、サポート担当の方も、みなさん親身な対応をしてくださるので、非常に感謝しています。

——これから「勤労の獅子」をどのように活用していきたいですか?

本格的に「勤労の獅子」を導入してから約1年半が経ちますが、想定以上にさまざまな制度に活用できています。ありがたいことに、他部署から利用方法を提案される機会も増えました。今後も、提案内容を人事グループで検討し、解決しない場合はサポートに相談のうえで管理方法を検討・運用する流れを続けていきたいです。

——貴社の今後の展望についてお聞かせください。

弊社の経営理念である「Warm Heart Communication」を日々実践し、従業員1人ひとりが「この会社で働いていて良かった」と思える会社作りに邁進していきます。そして、「ステラおばさんのクッキー」を通して、お客さまに温かい、優しい気持ちを届けられるように従業員一同精進していきたいと思います。

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