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認定NPO法人ほっとサポートてんとうむしは、障がい者とその家族に対し、地域で生活するために必要な介護・援助等の支援を提供し、地域社会福祉の増進に寄与することを目的している団体だ。
「勤労の獅子」導入前、同法人は従来からExcelで勤怠管理を行なっていたが、煩雑な運用に課題を感じ専用システムを導入。しかし、管理側の手作業がなくならず逆に手間が増えてしまい、「勤労の獅子」への入れ替えを決めた。「勤労の獅子」導入後は手作業がなくなり、工数の削減につながったとのこと。今回は代表の大野様へ、導入の決め手や導入後の効果について聞いた。

地域や関係機関と密接に連携を取り
個性とニーズに寄り添った温かなサービスを提供

——貴団体について教えてください。

私たちは2007年4月1日、障害児生活支援事業所としてスタートし、同年7月に特定非営利活動法人となりました。翌年12月には行動援護事業所を併設し、事業の幅を広げてまいりました。 現在は、障がい福祉サービス事業をはじめ、障がい児通所支援事業、相談支援事業、障がい者自立支援事業、研修事業、地域交流推進事業など、多岐にわたるサービスを展開しています。地域や関係機関との密接な連携のもと、一人ひとりの個性とニーズに寄り添った柔軟で温かいサービスの提供に努めています。 法人名には3つの「ほっ」という思いが込められています。その3つとは、①ご本人が「ほっ」と安らげる場所 、②ご家族が「ほっ」と安心して預けられる場所 、③温かい（Hot）支援の提供です。てんとう虫が太陽に向かって飛んでいくように、私たちも「みんなが幸せに暮らせる地域」の実現を目指し、日々活動しています。2023年4月には、新たな取り組みとしてキッシュ専門店をオープンしました。店頭では当団体の利用者が、心を込めて作った手作りキッシュを販売しています。川越にお越しの際は、ぜひお立ち寄りください。

設定の自由度の高さが魅力
営業担当の対応が決め手に

——以前の勤怠管理方法において何が課題となっていましたか？

集計作業の手作業の削減は以前から課題でした。当初はExcelで管理していたのですが、工数の削減を実現したいと考え、別のシステムを導入しました。システムを入れて楽になるだろうと思っていたのですが、設定の範囲がある程度決まっているシステムだったので、ほしい帳票等がうまく出せず、結局手作業が発生してしまい困っていました。そこで、より柔軟なシステムはないかとウェブサイトで検索し、良さそうな2-3社をピックアップ。最終的に「勤労の獅子」に入れ替えることを決定しました。

——「勤労の獅子」を採用された理由を教えてください。

前提として、自由度が高いシステムであることが条件のひとつでした。2-3社比較検討するなかで、最終的に決め手になったのは営業担当の対応の良さでした。商談時に「これはできますか？」などと質問した際、すぐに「できる」と回答をいただけたので、運用後のイメージが膨らみました。営業担当の方がシステムに詳しいととても安心感があるので良かったです。商談のなかで機能面も充実していることがわかったので、「勤労の獅子」を導入することに決めました。余談ですが、営業担当の方には当団体が契約している会計事務所にも一緒に出向いてもらいました。当時、勤怠管理システムと会計ソフトとの連携も考えていたのですが、システムに詳しくないため会計事務所とうまくすり合わせができるか不安になり、営業担当の方に相談したところ「一緒に行きましょう！」と快く言ってくださりました。大変ありがたかったですし、心強かったです。

強固なサポート体制で安心
特別休暇も積極的に活用できるように

——どのように「勤労の獅子」を利用していますか？

日々の勤怠管理で使用しています。従業員は基本的に事務所に出社して勤務をしていますが、出退勤時には専用のPCから打刻をしてもらっています。従業員自身がPCにて勤怠申請を上げ、上長が承認を行ない、集計した勤怠データは給与システムに取り込み、給与計算に使用しています。

——「勤労の獅子」で良いと思う点を教えてください。

自社に合わせた柔軟な管理ができる点です。機能も充実しており、「こういう風に管理ができたらいいのに」と思い描いていることがほとんど実現できるので有難いです。また、強固なサポート体制が安心につながっています。電話で問い合わせができる点も魅力です。集計の作業は締め切りがあるのでスピーディーに対応しなくてはいけないのですが、その際に何か不明点やエラーが生じた際に電話をするとすぐに解決できるのでとても助かっています。サポートチームの皆様は全員すごく丁寧でクオリティが高く、電話やメールのレスが早いことはもちろんなのですが、質問をした際にその回答以上の提案をしてくださるのでいつも感動しています。運用後も手厚いサポートが受けられるところは「勤労の獅子」の大きな魅力です。

——導入の効果を教えてください。

集計時の手作業がなくなり、負担が軽減されました。運用後に不明点が発生したり追加で何か設定したいときは、手厚いサポートが受けられるので、運用後もスムーズに活用できています。また、休暇制度を有効活用できるようになりました。「勤労の獅子」の導入後、「子の看護休暇」や「介護休暇」といった特別休暇の運用を本格的にスタートさせることができました。以前から制度自体はあったものの、実際の取得者が少ない状況でした。しかし、「勤労の獅子」の導入により、従業員が必要な時に躊躇なく休暇を取得できる環境が整い、休暇取得の促進ができています。これもサポートチームのバックアップにより、システムの設定を柔軟に調整できたからこそ実現できました。

——「勤労の獅子」について社員の方はどのような反応でしたか？

業界的にITリテラシーが高い従業員ばかりではないので、まずは操作に慣れてもらう必要がありました。PC操作自体に不慣れだったため、最初はPCでの申請に慣れてもらうところからスタート。その後、従業員がシステムに慣れた頃合いを見計らって、ICカードを使用しての打刻を開始しました。導入から5年経ち、今では従業員もすっかりシステムに慣れてくれて、スムーズに打刻や申請ができています。システムを使うなかで、従業員から出た意見を反映して、画面の表示を使いやすいように変えていくなどの工夫ができたことも良かったです。

システムの機能を最大限に活用し
さらに働きやすい環境づくりを


——これから「勤労の獅子」をどのように活用していきたいですか？

オプション機能である＞＞ワークフローをはじめ、まだ十分に活用できていない機能が多くあります。今後さらにオプション機能を追加し、システムの機能を最大限に活用しながら、従業員一人ひとりが働きやすい環境づくりを進めていきたいと思っています。

——貴社の今後の展望についてお聞かせください。

今後の展望について、大きく3つの方向性を考えています。1つ目は「事業拡大について」です。ありがたいことに来年度より新たな拠点を開設する予定となっています。より多くの地域の方々にサービスを提供できるよう、体制を整えていきたいと思っています。2つ目は「働き方改革のさらなる推進」です。拠点の増加に伴い、従業員数も増える見込みです。フルタイム、パートタイム、時短勤務など、従業員一人ひとりの生活スタイルに合わせた多様な働き方に柔軟に対応していく必要があります。そのためにも、現場の声に真摯に耳を傾け、働きやすい職場環境づくりを進めていきたいと考えています。3つ目は「業務のDX化の促進」です。今回の勤怠管理システムの導入を皮切りに、より一層のデジタル化を進めていく予定です。具体的には、各種申請や書類の電子化などを検討しています。これにより業務効率の向上だけでなく、従業員の負担軽減にもつながると期待しています。このように、事業の拡大と働きやすい環境づくり、そしてDX化の推進を三本柱として、持続可能な組織づくりを目指してまいります。