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ホテルグランド富士は、静岡県富士市で、レストラン・宴会・婚礼・宿泊を行っているシティホテルだ。
同社は既存システムで発生していた様々な手間を解消するため、システムの入れ替えを検討、「勤労の獅子」の導入を決定。結果として、業務効率化と時間管理の意識向上に成功した。今回は企画管理部の伊藤様、遠藤様に活用状況や導入の効果を詳しく聞いた。

伝統と感性が紡ぐ
ホテルグランド富士ならではの心に残るおもてなし

——貴社について教えてください。

弊社は1963年の創業以来、地域に根ざした上質なサービスを提供し続けているシティホテルです。 レストラン、宴会、婚礼、宿泊といった幅広いシーンで、想い出に残る繋がりの場をご提案することを使命としております。 「安心と感動をすべてのお客様に」をスローガンに掲げ、ホテルグランド富士の館内には、長年受け継がれてきた伝統と時代の変化に合わせた新しい感性が共存しています。 弊社ならではの丁寧なおもてなしと一人ひとりに寄り添った誠実なサービスの提供により、「また利用したい」と思っていただけるホテルを目指しております。

勤怠集計の手間が課題
システムの柔軟性に惹かれて導入を決定

——以前の勤怠管理方法において何が課題となっていましたか？

勤怠の集計作業に非常に時間がかかることが課題でした。 日々の出退勤はタイムカードで管理していましたが、シフトが細かく分かれているため集計作業に時間がかかっていました。 集計したデータはExcelへ転記し、親会社の＞＞小林製作所へ連携し給与計算に使用していました。 集計時は一人ひとりのデータをくまなくチェックしていましたが、打刻漏れ等がある場合はその都度本人に理由を確認する必要があり、非常に工数がかかっていました。 また、有給残数や残業時間をリアルタイムで把握できる仕組みがなかったため、従業員から問い合わせがあるたびに管理側で個別に確認・回答する必要があり、負担が生じていました。 業務効率化のためにホテル業向けの勤怠管理システムを導入してみましたが、中抜け勤務など一日の勤務が分かれる複雑な勤務形態には対応できず、かえって集計時の手間が増えてしまっていました。

——「勤労の獅子」導入の決め手は何ですか？

まず、弊社特有の勤務形態に対応できる点が最大の決め手となりました。 導入にあたっては、複数社のシステムを比較検討したのですが、なかなか自社の勤務形態に合うシステムが見つからず苦戦していました。 そんななか、親会社の小林製作所から「勤労の獅子」を紹介してもらいました。スムーズに運用できていると伺ったことで、弊社でも具体的な利用イメージを持つことができ、導入を決断しました。 また、営業担当の方の対応が非常に親身で丁寧だったことも決め手のひとつです。 以前使用していたシステムでは、質問への解答が遅いうえ、弊社の状況に沿ったアドバイスが得られませんでした。 そのためシステムに対する理解が深まらず、うまく使いこなせない状況が続いていました。結果的に、運用の手間が増えてしまい、現場にも負担がかかっていました。 「勤労の獅子」導入時は、困っていることを率直に伝えると、営業担当の方がとても親身に対応してくださいました。「これを機に管理職の方の残業に対する意識も変えていきましょう！」と前向きなお声かけもあり、とても心強かったです。 さらに、専任の導入担当の方がシステム設定を丁寧にサポートしてくださったおかげで、運用面での不安も少なく、安心してスタートを切ることができました。

打刻も申請もスムーズに
業務効率化と意識改革を同時に実現
——どのように「勤労の獅子」を利用していますか？

日々の打刻はICカードを使用しています。週に1度、従業員自身で勤怠申請を上げ、その後管理者が確認・承認するというフローを組んでいます。従業員から申請が上がると管理者にメール通知が飛ぶので、確認漏れも少なく済んでいます。作成したデータは親会社へ連携し、給与計算に使用しています。

——「勤労の獅子」で良いと思う機能を教えてください。

急なシフト変更が発生した際も柔軟に対応できる点が非常に良いと感じています。以前のタイムカード管理に比べて格段に管理しやすくなりました。 また、エラーの表示も見やすいので、どこを修正したらよいか一目でわかるところも素晴らしいですね。 操作方法に不明点があった際は積極的にサポートサイトを活用しています。 QA形式で操作方法が載っているのでわかりやすく、「この場合はどうやって操作したらいいんだろう？」と何か疑問点が生じた際にすぐに自己解決できるのがありがたいです。

——導入の効果を教えてください。

月次の締め処理にかかる工数が約2日間も削減されました。毎月月初に発生していた残業がなくなったことは本当にありがたいですね。 また、以前はタイムカードを使用していたため、有休を取得した日には物理的にハンコを押すなどのアナログ管理を行なっていましたが、今はすべてシステム上で完結できるためすごく楽になりました。 有休残数も従業員自身で確認できるようになったため、有休残数等に関する問い合わせが減少したことも嬉しいです。 さらに、従業員一人ひとりの残業に対する意識も変わったと思います。 現在は各部署の所属長が、自部署の従業員のデータを承認するというフローに変更したため、 部下がどれだけ残業しているかをリアルタイムで把握できるようになりました。 その結果、残業時間や人件費への意識がより身近で現実的なものになったと感じています。

——「勤労の獅子」について社員の方はどのような反応でしたか？

システムの本格運用を前に、管理者を集めて説明会を開催し、利用方法や承認手順について丁寧に説明しました。 運用が始まった後も、日々の承認処理の中で操作方法に関する問い合わせは多少ありますが、事前に説明会を行ったことで想定より少なく済んでいます。 管理者以外の従業員についての周知は社内の掲示板を利用して行ないました。 従業員の操作は基本的にICカードをかざすだけというシンプルなものなので、問い合わせはほとんど発生しませんでした。 余談ですが、カードで打刻をすると打刻機から「おはようございます」と音声が流れるのですが、従業員がそれを聞いて喜んでいましたね（笑）。

紙文化からの脱却
会社全体のさらなる成長を目指して

——これから「勤労の獅子」をどのように活用していきたいですか？

まだ一部で打刻漏れや、勤怠入力が不十分なまま申請を行ってしまうケースがあります。 まずは従業員一人ひとりにシステム操作をしっかり定着させ、不備を減らしていくことが目標です。 また、管理者もより強く時間意識を持ち、部下の勤怠状況を適切に把握・管理できる体制を整えていきたいと考えています。

——貴社の今後の展望についてお聞かせください。

富士市はもともと「紙の町」として知られており、地域全体に紙文化が根付いています。 しかし、コロナ禍で旅行需要が落ち込んだ時期をきっかけに、会社としてDX化を本格的に推進しました。 その結果、社内の各種やり取りや出勤簿の確認、さらにはFAXの送受信までもシステム上で完結できるようになりました。 勤怠管理のシステムの入れ替えもその一環であり、これまでに比べて大きく業務効率が向上しています。 今後は、こうして生まれた時間をより付加価値の高い業務や新たな挑戦に活かし、会社全体のさらなる成長につなげていきたいと考えています。