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株式会社小林製作所は、静岡県富士市に本社を構え、創業以来70年以上にわたり、製紙・産業機械の設計・製造・据付を手がけてきたモノづくり企業だ。
同社は既存システムでの管理方法に課題を感じ、入れ替えを決定。結果としてペーパーレス化・業務の大幅な効率化に成功した。今回は事務管理課係長の辻󠄀様に、活用状況や導入の効果を詳しく聞いた。

創業の精神「ひとの和」を礎に
技術と信頼で未来を拓く

——貴社について教えてください。

1947年、富士山の麓で創業して以来、私たちは企業理念「和」の精神を大切にしながら、研究開発から設計・製造、機械の据付・テスト運転、アフターサポートまでを一貫して行なってきました。本社敷地内に工場と研究施設を構え、各部門が密に連携し合える体制を整えていることが、高品質なモノづくりを支える私たちの大きな強みです。 これまで業界の最前線で技術革新を続け、国内外のニーズに応える機械づくりに取り組んできました。 これからも「ユーザーのニーズに応え、利益をもたらす機械づくり」をモットーに、時代の変化に合わせて進化し続け、まい進・飛躍する企業を目指していきます。

独自の休暇管理にも柔軟に対応
確かな提案力が導入への不安を払拭

——以前の勤怠管理方法において何が課題となっていましたか？

当時のシステムは、打刻データを抽出してイントラネットに手作業で入力する必要があり、勤怠管理にかなり手間がかかっていました。 そのためミスが起きやすく、担当者の負担も大きかったです。 また、従業員が自分の勤怠を確認できる仕組みがなく、「自分の打刻がちゃんと反映されているのか」が分からないという声も上がっていました。 管理側も現場も、それぞれに不便を感じていた状況でした。 さらに、弊社には独自の休暇制度や出張時のルールがいくつもあり、それらを既存システムではうまく管理できていなかった点も課題でした。

——「勤労の獅子」導入の決め手は何ですか？

弊社独自の休暇や時間外労働の管理に対応できるシステムだったことが決め手です。 既存システムが更新時期を迎えていたことをきっかけに、入れ替えを検討し始めたのですが、情報収集を重ねるなかで「勤労の獅子」の柔軟性に魅力を感じました。 弊社では生理休暇を時間単位で取れる制度があったり、長期の海外出張後には特別休暇が付与されたりと独自の休暇があります。 また、出張後の移動時間を、業務工数とは別で、移動方法によっても異なる管理をしています。紙で管理していたこれらの複雑な要件に対応できることが導入決定の大きなポイントとなりました。 さらに、営業担当の方の対応も決め手の一つです。誠実かつ柔軟にご対応いただき、複雑な要件に対しても「できません」と言わず、「こういう運用にしたらどうでしょうか」と前向きな代替案をご提案くださいました。システムに非常に詳しいからこその提案力だったのかなと思いますし、単なるシステム導入ではなく、「一緒に仕組みを作っていく」というスタンスも同時に感じました。商談の際に他社事例をご紹介いただけたことも、導入後の成功イメージが膨らむきっかけとなり、安心してお任せできると期待が持てました。

ペーパーレス化と使いやすい操作性で
勤怠管理をスマートに

——どのように「勤労の獅子」を利用していますか？

出退勤は基本的にタイムカードで行なっています。既存のシステムはオンプレミス型だったので、従業員自身が紙の出勤簿を記入→上長が承認→総務担当者が勤怠データをシステムへ入力、というフローにしていました。そのため、特に出張中の従業員においてはタイムラグが生じ、処理が月を跨ぐこともありました。 「勤労の獅子」はクラウド型のため、PCやスマートフォンでも打刻が可能になり、出張中の従業員についても滞りなく管理することができています。申請のフローは変えていないのですが、紙の申請書が廃止されたため同月内に処理できています。そして、作成した勤怠データはそのまま給与計算に利用しています。

——「勤労の獅子」で良いと思う機能を教えてください。

まず一番に挙げたいのは、独自の休暇制度にも柔軟に対応できる点です。生理休暇の時間単位取得やその他特別休暇の管理など、一般的なシステムでは難しい運用も実現できています。 また、エラーが見やすい点もお気に入りです。従業員が入力した勤怠を上長および総務担当者が確認しているのですが、エラーが見やすいため不備に気がつきやすくなりました。システムを使い慣れていない従業員へも「この色が出たらエラーなので、この色だけは残さないように処理してください」とシンプルに伝えられるので、操作方法を理解してもらいやすいです。 サポート対応の丁寧さも安心感があります。基本的にはサポート窓口へ問い合わせすることはほとんどなくスムーズに使えているのですが、「これはどうやって計算されているのかな？」といったちょっとした質問にも、メールや電話で早いタイミングで返答をいただけます。「こういう運用をしたいです」と相談すると、「こうしたらどうですか？」と提案型で回答してくれるので、導入後も一緒に運用を作っていける頼もしさを感じます。

——導入の効果を教えてください。

ペーパーレス化・業務効率化を実現することができました。一部はまだ紙での申請が残っていますが、全体の8～9割は削減できました。また、特別休暇の管理を行なっていたExcelデータを廃止することもでき、管理データの省力化につながっています。従業員自身も休暇の残日数を確認できますし、自身の勤怠も確認できるので時間管理意識の向上に役立っていると感じます。 勤怠の締め処理にかかる負担も大幅に軽減しましたね。2～3日かかっていた作業が、半日～1日で完了するようになりました。画面も見やすいため、不備等にも気がつきやすく正確性も向上したと感じます。

——「勤労の獅子」について社員の方はどのような反応でしたか？

もともと効率化することについては社内で前向きな雰囲気がありました。しかし管理職の方からは「システムを導入することで何が効率化されるのか」といった声もあり、効果が見えにくい部分や、システム操作への不安を感じる場面もあったようです。 そこで、管理職向けの説明会を開催し、導入の目的や活用イメージを丁寧にお伝えしました。加えて、既存のマニュアルに弊社独自の内容を追記し、従業員が理解しやすいよう工夫しています。 また、社内ルールの整理や周知もこのタイミングで見直し、「こういう勤務の時はこのように入力してください」といった具体的な操作例を盛り込んだマニュアルを整備しました。 こうした取り組みにより、ルールの意図を従業員に理解してもらえるようになり、登録ミスが減ってきていると感じています。

運用定着から活用拡大へ
従業員の成長促進・満足度の向上を目指して

——これから「勤労の獅子」をどのように活用していきたいですか？

まだシステムに慣れていない従業員もいるので、引き続き丁寧にフォローしながら運用を定着させていきたいと考えています。 また、「勤労の獅子」には多くの機能があると伺っているので、サポート窓口にも相談しながら、業務の幅をさらに広げていけたらと思います。

——貴社の今後の展望についてお聞かせください。

今後はエンゲージメントサーベイなどを通じて従業員の成長を促進させたいと考えています。その施策のひとつとして、＞＞HRコンサルティングサービスの活用を開始しました。弊社の現状の課題を一緒に考えていただき、まずは人事制度の見直しに着手し始めました。これからも、「勤労の獅子」で築いた効率的な勤怠管理の基盤を活かしながら、さらなる働き方改革と従業員満足度の向上を目指していきます。