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株式会社ボックス・ワンは、展示会や見本市、商業施設、学会、内覧会、オンラインイベントなど、各種イベントに関するブースの企画・設計・施工から運営サポートまでを一貫提供する「展示総合ディスプレイカンパニー」だ。
同社は、フルフレックス制度策定の実現を目指しているなか、複雑な勤務形態に対応できる勤怠管理システムの導入が課題となっていた。
その課題改善に向けて「勤労の獅子」を導入し、フルフレックス制度の策定も実現。今回は管理部の浅場様に、活用状況や導入の効果を詳しく聞いた。

展示会設営のスペシャリストとして業界をリード
デザイン性と再現力に優れた施工が強み

——貴社について教えてください。

弊社は、企業と企業の出会いの場である展示会において、出展企業のブース設営・管理事業を行なっています。国内では東京ビッグサイトや幕張メッセなど、年間約700件もの展示会が開催されており、私たちはその幅広い業界に対応した展示会の設営を手がけています。高い専門性を持ったスタッフが、洗練されたデザインのブース設営にも対応し、細部まで忠実に再現する施工力を強みとしています。展示会業界は短期間で高品質な成果物を求められる特殊な業界ですが、だからこそ、お客様の想いをかたちにする喜びがあります。

複雑な働き方を見える化
わかりやすいインターフェースも決め手に

——「勤労の獅子」導入のきっかけは何ですか？

紹介会社から「勤労の獅子」を紹介していただいたことがきっかけです。３社ほど比較検討する中で、「勤労の獅子」はホテル業界のような24時間稼働している勤務形態の会社への導入実績もあると知りました。ホテル業界は弊社のような複雑な勤務形態に似ているところがあるため、弊社にもフィットするのではと感じました。 また、誰にとってもわかりやすく、見やすいインターフェースだったことも魅力に感じました。黄色を基調にしたシンプルなトップ画面で、ボタンも最小限。初めて操作する人でも戸惑うことなく使える印象がありました。ちなみに、アイコンも可愛いです（笑）。親しみやすさも選択の一因でした。

GPS機能で不正打刻を防止
柔軟な設定でミスと工数を削減

——どのように「勤労の獅子」を利用していますか？

日々の勤怠管理で使用しています。毎月３営業日以内に勤怠データを確定させ、その後は給与システムと連携させ給与計算を行っています。打刻は勤務形態に応じて、＞＞カード打刻、PC打刻、スマートフォン打刻の3種類を使い分けています。特に展示会の現場作業の際は直行直帰になるため、スマートフォンでの打刻機能は必須でした。GPS機能により、適正な場所からの打刻を確認でき、不正防止に役立っています。 打刻漏れや休暇申請については、本人から上司、そして管理部へと申請されるフローを組み、部署間の連携を図っています。

——「勤労の獅子」で良いと思う機能を教えてください。

運用に合わせて細かい設定が可能な点が良いと思います。「こういう管理をしたいな」と思って導入担当の方へ問い合わせると、おおむね「できますよ」と回答いただけるので、弊社で叶えたい設定が実現できています。 残業時間や深夜の労働時間の自動計算機能は特に便利です。例えば、22時以降の深夜労働、休日出勤、連続勤務に対する割増賃金なども、あらかじめ設定しておけば自動で計算されます。それによりヒューマンエラーのリスクも大幅に削減されました。導入時のサポート体制も素晴らしかったです。特にフルフレックス制度策定の際、1日に2回出勤する場合の管理方法について、導入担当の方から様々なアドバイスをいただきました。見やすくエラーが出るように設定してもらったり、やりたいことの実現に向けてアドバイスをくれたりなど伴走支援してくれる体制は本当にありがたかったです。

——導入の効果を教えてください。

フルフレックス制度策定の障壁となっていた勤怠管理の課題が解消されたことが、大きな成果です。 勤務状況を従業員も管理者も簡単に把握できるようになり、残業削減に対する意識が高まりました。残業時間が見える化されたことで、以前よりも着実に減少しているのは、とても良い変化だと実感しています。

——「勤労の獅子」について社員の方はどのような反応でしたか？

操作マニュアルの作成や全社説明会の開催など、丁寧に社内浸透を進めたことで、大きな混乱や反発もなくスムーズに導入できました。むしろ「GPS機能を使うには？」といった前向きな問い合わせが寄せられるなど、協力的な姿勢が見られ嬉しかったです。

提案型のサポート体制を活用し
さらに働きやすい環境を目指して

——これから「勤労の獅子」をどのように活用していきたいですか？

勤怠データを有効活用していきたいと考えています。勤務時間が見える化されたことで、従業員によって残業時間に偏りがあることがわかりました。今後はそのデータをもとに、業務の分散や時間配分の見直しにつなげていけたらと思います。また、弊社独自の休暇の設定にも柔軟に対応できるので、より働きやすい環境づくりに努めていきたいです。 現在は営業部での利用が中心ですが、今後は他部署への展開も進める予定です。まだ全ての機能を使いこなせているとは言えないので、引き続き導入担当の方にアドバイスをいただきながら、必要な機能を柔軟に取り入れていきたいと考えています。導入担当の方は、単なる問い合わせ対応ではなく、私たちの業務改善に向けて様々なアイデアを提供してくださるので、今後も積極的に頼っていきたいです。

——貴社の今後の展望についてお聞かせください。

コロナ禍を経て、展示会業界も大きな変化を経験しました。一時期はバーチャル展示会が注目されましたが、現在は「リアルな体験」を求める流れが戻ってきています。 実際に手で触れ、目で見て、人と人とが直接コミュニケーションを取る。そこにしかない価値があることを、コロナ禍を通じて多くの人が再認識したのだと思います。 弊社としては、お客様に唯一無二の展示ブースを提供し、リアルな場を通じたコミュニケーションを支援し続けたいと考えています。 質の高いサービスを継続的に提供していくため、会社全体のDX推進も重要な取り組みとして位置づけています。「勤労の獅子」の導入はその一歩でした。働き方の見える化と効率化を通じて、従業員がより創造性を発揮できる環境を整備していきたいです。