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株式会社マル一は、耐火物・窯業原料から化学工業薬品、食料品原料、飼料添加物、機能化学品、水処理薬品まで、広く国内外で取引を展開する商社だ。
「勤労の獅子」導入前、社員の業務状況や勤怠集計の煩雑さに課題を感じ「勤労の獅子」の導入を決定。導入後、全国の拠点の勤怠管理が一元化され、集計もスムーズに行なえるようになり、より現場に即したマネジメントが可能になったとのこと。今回は管理部の久米様、山田様、小笠原様へ導入の決め手や導入後の効果について聞いた。

多様な業界ニーズに対応
自社試験場を活かした精度の高い製品提案

——貴社について教えてください。

弊社は多岐にわたる製品を取り扱う専門商社です。創業以来、製造業や食品業界、農業関連など幅広い分野のお客様に最適な原材料や薬品を提供し、信頼と実績を積み重ねてまいりました。拠点は全国にあり、それぞれの地域で密着した営業活動を展開。お客様の課題やニーズをきめ細かくヒアリングし、現地調査や試験なども踏まえたうえで、最適な提案を行なうことを重視しています。また、本社には薬品試験場を設けており、製品の試験やカスタマイズ対応も可能です。海外においても、中国や韓国に自社スタッフを常駐させ、原料の選定、品質管理、分級や包装といった工程を現地で直接行なうことで、コストダウンと品質の両立を実現しています。お客様のニーズにお応えするために、仕入れ先の情報収集と緻密な現地調査を行ない、選りすぐりの原料調達に努めています。

紙と手作業の勤怠管理に限界
選べる機能と使いやすさ、安心サポートが決め手に

——以前の勤怠管理方法において何が課題となっていましたか？

「勤労の獅子」導入前はタイムカードを使用して打刻し、その後Excelで集計作業をしていました。出張や有休の際には紙の申請書を事前に提出してもらう運用にしていたので、申請書類と集計データの付け合わせに時間がかかることが課題になっていました。打刻漏れが発生した際の確認作業も非常に煩雑で、担当者が何度も確認を行なわなければならないため、時間がかかり、管理部の負担が増えていました。社員数も増加していたので、全拠点の勤怠データを一元管理できるようにしたいとシステムの導入を検討し始めました。

——「勤労の獅子」導入のきっかけは何ですか？

システム選定の担当者が、前職で「勤労の獅子」を使用していたことがきっかけで比較検討の候補に入れました。検討を進めるなかで安価なコストで運用できるという点は決め手のひとつになりました。勤怠管理システムの導入と同時に、グループウェアの入れ替えも一緒に行なったので、なるべく手間が少なく導入できるものがいいなと思い、導入時のサポート体制が整っている「勤労の獅子」に決定しました。

勤怠も休暇もまとめて管理
ミスや不正を防ぎ、公正な勤怠管理の実現へ

——どのように「勤労の獅子」を利用していますか？

各従業員がPCから出退勤を打刻し、リアルタイムで勤怠データを管理しています。直行・直帰や有給休暇など、事前に申請が必要な要件がある場合には＞＞ワークフローの機能を利用し、申請。上長が内容を確認・承認しています。これまで発生していた紙の申請書類が不要になり、管理部の業務負担も軽減されています。

——「勤労の獅子」で良いと思う機能を教えてください。

事由を細かく設定できる点が非常に便利です。外出時の打刻や特定業務における勤務時間の調整なども記録できるため、勤務実態が正確に把握でき、管理がしやすくなりました。また、打刻データがリアルタイムで反映されるため、勤怠データをすぐに確認できる点も大きなメリットです。従来はタイムカードとは別に、出張や有休の申請書を確認しながら集計・管理していたため手間がかかっていましたが、それが不要になり業務負担が軽減されました。

——導入の効果を教えてください。

まず、タイムカードの機械を撤去できたことでオフィスのスペースを有効活用できるようになりました。また、タイムカードの回収や手作業での集計作業が不要になったことで、勤怠管理の手間が大幅に削減されました。特に、有給休暇の管理が一元化されたことで、従業員の休暇取得状況が明確になったり、欠勤についても事前に把握できるので集計時に聞き取りを行なう必要がなくなりました。さらに、ミスや不正打刻を防ぐための仕組みが整い、より公正な勤怠管理が実現できています。

現場の多様な働き方にフィット
DX推進を起点に次の成長ステージへ


——これから「勤労の獅子」をどのように活用していきたいですか？

今後さらに多様な勤務形態の社員が増える見込みのため、それぞれに柔軟に対応できる勤怠管理が重要になると考えています。「勤労の獅子」は、必要な機能だけを選んで利用できるため、自社の成長段階や働き方の変化にもフィットしやすく、今後も継続的に活用していけると感じています。実際、出勤時間が異なるパート社員の管理も問題なく運用できており、その柔軟性とコストパフォーマンスの高さには非常に満足しています。今後はさらに設定や活用の幅を広げ、社員の働きやすさと管理のしやすさの両立を目指していきたいと考えています。

——貴社の今後の展望についてお聞かせください。

業務の電子化を進めるとともに、まだ紙媒体で管理している情報のデジタル化も推進したいと考えています。管理業務の効率化を図ることで、社員がよりコア業務に集中できる環境を整えていきたいですね。DX推進の面でいうと弊社は営業ツールの導入実績があります。営業担当が「商談先」「何を提案した」「次のアクションはこれ」というような情報を日々記録でき、チームや上司が見られる仕組みになっているものです。こういったツールをどんどん活用し、お取引先様へ高品質なサービスを提供できるよう、事業の拡大にさらに力を入れていきたいと思います。