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株式会社フォルムズは、長年にわたり展示会やイベントで木工ブースや内装什器製作、その他装飾の施工を行っている木工製作会社だ。
同社は勤怠データの集計に際して手作業が発生していることに課題を感じ、既存のシステムの入れ替えを検討、「勤労の獅子」を導入。結果として、集計時の手作業がゼロになり、ミスの減少につながった。今回は管理部の浅場様に、活用状況や導入の効果を詳しく聞いた。

木工製作技術で差別化を図る
長年培ってきたノウハウでお客様のおもいをかたちに

——貴社について教えてください。

商品を展示し、商談を通じて企業と企業とのつながりを生み出す、展示会の出展企業ブースの設営・管理事業を行なっています。国内では東京ビッグサイトや幕張メッセ等年間で700件ほど開催されている、多種多様な業界の展示会に携わっています。弊社では、展示会における木工を用いた木工製作業務を中心に対応しており、温かみのある木の質感を活かした独創的なブース作りで、多くのお客様から高い評価をいただいています。木工技術は一朝一夕では身につかない職人技術です。私たちは長年培ってきたノウハウと、常に新しい技術や素材にチャレンジする姿勢で、お客様の想いをかたちにしています。

使い勝手の良さと
柔軟性の高さが決め手に

——以前の勤怠管理方法において何が課題となっていましたか？

以前は別の勤怠管理システムを使用していましたが、集計時に手作業が発生していることが課題でした。分割勤務や深夜残業が発生した際に就業時間が正しく計算されず、出力されたデータをそのまま活用できないため、手修正をせざるを得ない状況でした。特に残業計算時にはミスが出ないよう慎重に作業する必要がありました。

——「勤労の獅子」導入のきっかけは何ですか？

勤怠集計における手作業の負担を軽減したいと考えていたことが、導入のきっかけでした。ちょうどその頃、親会社である＞＞株式会社ボックス・ワンが「勤労の獅子」を導入し、その使い勝手の良さを実感していたため、子会社である弊社でも導入を決定しました。特に、運用に合わせて柔軟に設定できる点は、私たちの業界特有の複雑な勤務形態にも対応できると感じていました。

手作業をなくしミスをゼロへ
適切な休日管理も実現

——どのように「勤労の獅子」を利用していますか？

毎月３営業日以内に勤怠データを確定させ、その後は給与システムと連携させ給与計算を行っています。休日出勤した際には「振休自動発生」機能により、自動的に振替休日が付与され、翌週などで「振休」として取得できるよう設定しています。これにより、労働基準法に準拠した適切な休日管理が実現できています。

——「勤労の獅子」で良いと思う機能を教えてください。

導入サポートの手厚さが魅力だと感じています。問い合わせに対する返答も早いので助かっています。メールで問い合わせをすることが多いのですが、遅くとも翌日には返答がいただけていると思います。以前導入していたシステムには問い合わせ窓口がなく、操作方法に不明点が生じても質問できなかったため、手探りで操作せざるを得ませんでした。「勤労の獅子」では、専任の導入担当の方がシステムの設定を行なってくれて、運用開始後は専用のサポート窓口の用意もあるので安心して使えています。

——導入の効果を教えてください。

手作業での集計作業がゼロになりました。これまでミスをしないよう慎重に作業することがストレスとなっていましたが、手作業がなくなったことにより管理部門の業務負荷が大幅に軽減されました。 また、以前のシステムではワークフロー機能がありませんでしたが、「勤労の獅子」にはワークフロー機能があるため、従業員→上司→管理部といった明確な承認プロセスが構築できました。これにより、責任の所在が明確になり、透明性も向上しています。

——「勤労の獅子」について従業員の方はどのような反応でしたか？

以前も似たようなシステムを使用していたため、従業員からは「すぐ慣れそうだ」という声が多く、大きな混乱はありませんでした。操作マニュアルや全社説明会を用意し、丁寧に社内浸透を図ったことも、スムーズな移行につながったと感じています。

充実したサポート体制を活用し多様な働き方を推進
さらに長く働ける環境を目指して

——これから「勤労の獅子」をどのように活用していきたいですか？

「勤労の獅子」は細かい設定が可能なため、この機能をより有効活用し、時差出勤をはじめとした多様な働き方の導入を推進していけたらいいなと思います。弊社の従業員は勤続年数が比較的長く、今後もより長く働いてもらえるよう、働く環境の整備にさらに力を入れていきたいです。新たな働き方の導入に伴いシステム設定の変更が必要になった際も、継続的な伴走支援をいただけるため、安心して新しい取り組みにチャレンジできます。

——貴社の今後の展望についてお聞かせください。

お客様により質の高いサービスを提供するため、従業員一人ひとりのスキルアップに注力していきたいと考えています。その一環として研修を充実させるとともに、組織づくりを支援してくれる＞＞HRコンサルティングサービスの活用も検討しています。