株式会社長沼は、主に「長沼静きもの学院」と「ブライダル美容」の事業を展開している会社だ。
同社は創業70年を迎える長沼グループのうちの1社で、他2社は「フォーマル衣裳レンタル」のみやび株式会社、総合結婚式場「乃木會館」を運営する株式会社ダイヤモンド・ノットで構成されている。
同社はExcelを使用した勤怠管理に課題を持っていたため「勤労の獅子」を導入。結果として正確な勤務時間を把握することができたり、過重労働の防止にも繋がったりしているとのこと。今回は取締役統合管理本部長の山城和佳子（やましろ・わかこ）様に「勤労の獅子」導入の決め手や導入後の効果について聞いた。

独自の和装教育、ブライダル美容を展開
お客様の素敵なライフスタイルを応援

——貴社について教えてください。

当社事業の「長沼静きもの学院」は、着付けを通して世の中に慈しみ・思いやりの心を伝えることをモットーに、きもの文化を牽引するノウハウで独自の和装教育を展開しています。もう1つの「ブライダル美容」の事業では花嫁様の美しさを最大限に引き出すため、挙式前から当日までお客様1人ひとりのお悩みに合わせたサポートをしています。「私たちは、関わる全ての人と喜び、感動、感謝を分かち合える企業でありたい」を企業理念に、きもの文化から学んだ「美しさ」を追求し続け、お客様の素敵なライフスタイルを応援する企業であり続けます。2023年6月現在はパート社員も含めてグループ全体で750名が在籍しています。所属している統合管理本部は、人事、経理、総務・店舗開発、システム、販促企画など、いわゆる本部系の業務をすべてをまとめた部門であり、総勢18名で構成されています。

5年越しに見つけたシステム
3部制勤務の管理が可能に

——以前の勤怠管理方法において何が課題となっていましたか？

主に３つの課題がありました。1つ目の課題は集計作業です。もともとExcelで管理を行っていたため、集計にかなりの時間を費やしており、また集計ミスがあっても気づけない状態でした。2つ目はExcelでの管理自体が煩雑になっていたことです。Excel自体もかなり工夫していましたが、新フォーマットへ変更した後も旧フォーマットを使用してしまう従業員がいたり、予想外の使い方をしていたりなど、思うように運用できませんでした。3つ目の課題は打刻の仕組みがなかったことです。開始時間・終了時間が申告制だったので正確な勤務時間を把握できていませんでした。

——「勤労の獅子」導入のきっかけは何ですか？

勤怠管理システムの導入は５年以上前から検討しており、要件に合うシステムを探し続けている状況でした。 求めていた要件は4つありました。①変形労働時間制に対応していること。②正社員/契約社員は20日締め、パート/アルバイトは末締めという2つの締め日を管理できること。③3部制の勤務に対応できること（3部制の勤務とは、「勤務ー休憩ー勤務ー休憩ー勤務」という勤務体制で、3回の勤務が同じ場所・同じ内容とは限らない勤務のことです）。④年に数回しか勤務しないパート/アルバイトが多く存在するため、料金が一定もしくは当該従業員が稼働した場合のみ課金されること。 特に3部制勤務時の管理と従量課金制が両方実現可能なシステムはなかなかなく、導入に踏み切れない状況が続いていましたが、「勤労の獅子」では要件をすべて満たしているとわかりました。見つけたときは「やっと見つけた」と思いました。また、操作も単純で、システムを使い慣れていなくても使用できそうと思えたことも決め手になりました。

勤務スタイルに合わせて画面を変更
難しい設定もサポート担当がフォロー

——どのように「勤労の獅子」を利用していますか？

日々の勤怠管理で使用していて、出退勤はPCで打刻しています。勤怠状況は直属の上長が承認、月単位で部門長が承認した後、人事部にてチェック後に確定処理を行ないます。その後、人事部が給与システムへの連携データの出力を行い、給与システムに取り込み後、給与計算を行うという流れです。

——「勤労の獅子」で良いと思う機能を教えてください。

運用に合わせた細かい設定が可能なことです。社員/契約社員向けの変形労働時間制の細かい制限や条件の設定だけでなく、3部制勤務の入力画面、3部制勤務を使用しないパートの画面など、それぞれの勤務スタイルに合わせて入力画面を変更できることも素晴らしい機能です。色々な設定が可能な分、導入時の整理や設定もかなり大変でしたが、導入サポート担当の方がとても親身になってフォローくださり、何とか導入できました。

——導入の効果を教えてください。

フォーマットが統一され、集計も自動化し、さらに給与システムへの入力も不要になったことで集計や転記のミスが減り工数削減ができています。また、労働時間や残業時間の推移が個人別で把握できるようになり、36協定のアラートが出しやすくなりました。

——「勤労の獅子」について社員の方はどのような反応でしたか？

導入当初はシステムを使用することに抵抗がある従業員が多く、独自のマニュアルを作成していても問い合わせが多々ありました。しかし操作が比較的単純であり、日々使用するものでもあるので、今は問い合わせも減っています。

さらに働きやすい環境を目指して
繁閑差のコントロールに努めたい


——これから「勤労の獅子」をどのように活用していきたいですか？

労務管理の意識をさらに向上し、繁忙期の長時間労働・過重労働を抑制コントロールできるように活用していきたいです。さらに有休取得の促進にも力を入れていきたいです。

——貴社の今後の展望についてお聞かせください。

当グループは季節による繁忙期と閑散期の差が非常に激しく、繁忙期の労働時間管理が難しい業態です。そのため勤務状況をリアルタイムで把握し、繁忙期と閑散期の差を上手くコントロールできるようにしたいと考えています。また閑散期を活用した有休の取得も促進していきます。