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東洋システム株式会社は、東京郊外の多摩エリアで屈指の規模を有する独立系IT企業だ。さまざまなお客様のアプリケーション開発、ネットワークコンサルティング、お客様企業へのICTサポート、その他ICT関連サービスを提供している。
「勤労の獅子」導入前、同社は別の勤怠管理システムを長年使用していたが、そのシステムのバージョンアップがきっかけとなり、他社システムの比較検討を開始。操作性・コスト面を加味し、「勤労の獅子」の導入が決定。結果として自社に合った柔軟な設定が実現でき、勤怠管理の工数削減にも繋がったとのこと。今回は総務部の皆様へ「勤労の獅子」導入の決め手や導入後の効果について聞いた。

最適なソフト開発を手掛ける
心を込めた仕事で多摩の地からグローバルに想いを伝えていく

——貴社について教えてください。

弊社は1976年に創業し、現在立川を拠点としています。一部上場の営利企業様から、学校法人・財団法人・組合などの非営利企業様まで多数のお客様とお取引があります。各企業様のご要望に応じ、ITを活用した支援を行なっているのですが、独立系IT企業の強みを生かし、系列にこだわらない最適なソフト開発を行なっています。ECサイトの構築や、ホームページの作成にも対応しており、昨今ではクラウドサービス・インフラビジネスへも注力し、AI・IoTを利活用した産学連携の研究開発、音声合成によるオートコールシステム構築などにも取り組んでいます。現在従業員数は169名（2024年5月現在）、20年間黒字経営という優良企業に成長しています。

さまざまな働き方に対応
IT導入補助金の活用も後押しに

——以前の勤怠管理方法において何が課題となっていましたか？

「勤労の獅子」導入前は従業員がタイムカードで出退勤を打刻した後に、勤怠管理システムへ情報を入力するという手順を踏んでいました。しかし、セキュリティの関係でシステムが使用できない部分もあったので、そこについてはExcelにて本人に提出してもらい、その情報を別途担当者がシステムへ登録するかたちをとっていました。そのため、勤怠の申請に少々手間が生じており、工数削減を実現したいと考えていました。

——「勤労の獅子」導入のきっかけは何ですか？

当時使用していた勤怠管理システムのバージョンアップがきっかけでした。他のシステムの方がランニングコストが安くなるのでは？と思い、新たなシステムの比較検討を開始しました。システムの入れ替えにあたって最も重要視していたのは弊社のさまざまな勤務形態に対応可能かどうかという点でした。さらに、操作性・コスト面も重視しました。「勤労の獅子」は弊社のさまざまな勤務形態に対応可能なことはもちろんですが、条件分岐ができるところが魅力でした。例えば、出向先の決まりで所定労働時間7時間としていても、弊社側の所定労働時間の8時間を超えてから残業として計算できるなど、柔軟に対応できるところがとても良かったです。また、当時使用していたシステムより使い勝手が良いというところ、さらにIT導入補助金の対象だったという点も決め手となりました。

——IT導入補助金の申請にあたって苦労した点はありますか？

IT導入補助金の申請期限までは少し余裕があったので、申請方法など独自に調査し準備を進めました。補助金や助成金自体あまり活用したことがなかったので手探りでの申請でしたが、事前準備のおかげで申請も特に苦労せず行なうことができました。今振り返ってみるとIT導入補助金の申請のハードルは高くなかったと感じています。

就業規則の変更に合わせ柔軟に設定変更
サポートの手厚さも魅力

——どのように「勤労の獅子」を利用していますか？

出社している社員も在宅勤務の社員も全員「勤労の獅子」を使用しています。令和5年度まではお客様先との調整の結果、タイムカードとWEB上からの打刻を併用していました。今年度からタイムカードは廃止し、WEB打刻のみで運用しています。打刻漏れなどの処理は、本人がワークフローの機能を活用し、上司に申請を行なうかたちを取っています。

——「勤労の獅子」で良いと思う機能を教えてください。

お気に入りの機能はWEB打刻で、有休の残数の確認も積極的に活用しています。出向手当や在宅勤務手当、フレックス勤務制のコアタイム撤廃など就業規則の変更が頻繁にありましたが、就業規則等の変更に合わせて社内のシステム管理者が設定変更でき、不明な点があれば「勤労の獅子」サポート窓口へ依頼をするとすぐに対応してくれるので助かっています。

——導入の効果を教えてください。

WEB上から勤怠申請ができ、決裁者も1か月の勤務状況が一目で確認することができるので管理がしやすいです。また、申請された勤怠は総務部が集計するのですが、給与明細通りに集計ができるのでとても楽になりました。

——「勤労の獅子」について社員の方はどのような反応でしたか？

勤怠の修正などスムーズに行えており、システムの入れ替えに対して反発の声は特にありませんでした。実労働時間も見ることができ、残業の抑制にも役立っています。

総務部の負担をさらに軽減し
業務効率化を目指して


——これから「勤労の獅子」をどのように活用していきたいですか？

「勤労の獅子」では多くのオプションが存在していますが、まだ活用できていない機能があります。うまく活用できればさらに工数削減につながるものがあるかもしれないと思っているので、便利機能として紹介していただけることを期待しています。

——貴社の今後の展望についてお聞かせください。

総務部の業務は多岐にわたっているため、従業員それぞれが多くの業務を抱えています。勤怠管理の部分については幾分工数が削減されましたが、システムが異なる給与計算とのインターフェイスは逐一チェックしながら進めていっているため、まだ工数がかかっています。給与側では年末調整をシステム化したことにより、ある程度手間が省けたところもあるのですが、今後ERPを使用し、多くの面で発生源入力の考えが進んでいけば、総務の仕事も削減されていくと考えています。勤怠管理の工数削減をきっかけに、さらなる業務効率化を目指していきたいです。