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株式会社東洋コンサルタントは、水に関するインフラを専門とした事業を行なっている会社で、東京都豊島区に本社を置く。
同社の従業員は各々「本社」「支店」「営業所」に分かれて勤務している。出社して勤務する社員、直行直帰が多い社員などそれぞれの勤務スタイルに合わせた勤怠管理を行なう必要があったが、Excelで管理していたため集計に手間と時間がかかっていた。また、正確な残業時間を把握できていないため残業を抑制できないという課題があった。
勤怠管理業務の改善に向けて、同社ではシステムの導入を検討。結果として「勤労の獅子」を導入し、残業の抑制のみならず、テレワーク勤務の導入や新卒採用の成功にもつながったとのこと。今回は、同社総務部の田中（たなか）様と同部の川瀬（かわせ）様に、活用状況や導入の効果について詳しく聞いた。

歴史ある「水コンサルタント」
自然環境にも配慮して事業を展開

——貴社について教えてください。

弊社は昭和44年に創業した会社で、「水コンサルタント」として水に関するインフラを専門とした事業を行なってきました。上下水道を中心として、道路、橋梁、河川、公園や景観等の都市環境計画といった社会インフラ全般の調査～計画～設計が主な事業内容です。いずれも官公庁や地方自治体などの行政機関とお取引があります。特にここ数年は浸水被害や上下水道の老朽化、耐震化への対応が社会的課題となっており、私たちの事業としてもこれらに関連したものが増加傾向にあります。既存の設備・施設を活かすストックマネジメントを前提に、自然環境にも配慮した上で事業を進めています。2024年7月現在、支店・営業所を23店舗展開。従業員数は正社員・契約社員を合わせて約80名が勤務しています。

働き方に合わせた打刻を活用
テレワーク勤務も導入

弊社は固定残業代制のため、平日/休日の残業時間数の管理をしっかりできることが重要でした。法令を遵守していくために専門家の知識も必要だったので、サポート体制にも安心感がある「勤労の獅子」に決めました。

——どのように「勤労の獅子」を利用していますか？

「勤労の獅子」は全社で利用しています。毎日出勤/退勤時に、スマートフォン・ICカード・テレワーク専用画面、働くスタイルに合わせた方法で打刻を行なっています。毎月月初に従業員自身で前月の勤怠申請を上げてもらい、現場管理者が確認・承認を行ない、それを労務管理者がまとめています。従業員が申請を上げると現場管理者へメール通知が行なわれるので、漏れなくスムーズに承認されています。現場管理者の承認後、労務管理者がチェック・作成した勤怠データは、給与システムと連携させ給与計算を行っています。

——テレワーク勤務は以前から行なっていたのですか？

「勤労の獅子」導入当初はテレワーク勤務を行なっていませんでした。現在も、職種によって働き方がさまざまなので全従業員がテレワーク勤務を行なっているわけではありません。テレワーク勤務を行なうことになったきっかけは新型コロナウイルス感染症でした。当初はテレワーク勤務についての制度も体制も整っていなかったので、まずは制度を整えるところからのスタートでした。テレワークの定めを就業規則へ追加するために個別面談を行ない、テレワーク勤務に対して率直な意見をヒアリングしました。特に、内勤の従業員のモチベーションが低下しないように配慮したかったので、内勤者からあがった声は積極的に採用し就業規則に盛り込んでいきました。そして、テレワーク勤務の体制を整えるために、「勤労の獅子」のオプション機能のひとつであるテレワークオプションを追加で導入しました。この専用オプションではテレワーク打刻を使用した従業員のPC画面のスクリーンショットをランダムな時間に撮ってくれるので、抑止力が働き、内勤の従業員との公平性を保つことができました。テレワーク従事者はスクリーンショット機能があることで、出社時と同様の緊張感を持ちながら業務を遂行でき、生産性が低下することなくテレワーク勤務を活用できていると思います。内勤の従業員も多様な働き方を受け入れてくれたので安心しました。

現場管理者の負担も増えることなく導入
一貫したサポート体制が魅力

——営業担当やサポート体制はどうでしたか？

営業担当の方とは商談時から特に距離が近く、ざっくばらんに話せるのでなんでも相談しやすい雰囲気です。サポート体制については、導入時からその後の運用まで一貫して同じ方が担当でいてくれるため、とても安心感があります。長年、弊社のサポートをしてくれているので、「こうしたい」という要望を出した時にすぐに汲み取ってくれて、スムーズに話が進むので嬉しいです。2年前には直接弊社に訪問していただき、現在の運用などについてのアドバイスもいただきました。これからも密にサポートいただけたらと思っています。

労働時間の見える化により残業が抑制
従業員の意識向上へもつながった

——導入の効果を教えてください。

導入前は勤怠を締めた後のチェックを終えるのに1-2日程かかっていましたが、それが大幅に削減されました。集計のミスもなくなりましたね。また、テレワークが導入され、より働きやすい環境になりました。システム上で従業員自ら労働時間を確認できるようになったので、残業の抑制にもつながっています。労働時間がわかりやすく見える化されたので、「こんなに残業していたんだ…」という実態が表面化され、残業抑制に対する意識が向上していきました。結果として、この業界では珍しく、平均残業時間も16時間程度に抑えることができています。また、半期毎に実施するマネジメントレビューという会議の中で、個人別・部署別に残業時間数をデータ化したものを報告し、残業時間数が多い原因を探っています。残業時間数のデータは新卒採用の説明会でも使用でき、新卒採用の成功にもつながりました。

——新卒採用が成功したお話をもう少し詳しく聞かせてください。

新卒採用を開始した当初から、「社会人として働くこととは」という説明を丁寧にするようにしていました。学生のみなさんが初めて社会に出て労働するので、納得感を持って就職してほしいと思ったのでそのような説明を行なうことにしています。その際に、「弊社は勤怠管理をしっかりやっている会社である」ということ、「平均残業時間16時間で、プライベートも大切にしている会社である」ということを胸を張って言えるようになりました。そのおかげで念願だった新卒採用も成功しました。「残業が少なめの会社です」と言葉で伝えるよりも、実際の数値を示すと説得力がありますよね。

——「勤労の獅子」について社員の方はどのような反応でしたか？

システムにログインすれば労働時間や有休の残数がわかるというメリットをすぐに感じてもらえたので、反発の声は特にありませんでした。ありがたいことに、ITツールに対して抵抗感を持っている従業員は少なく、導入もかなりスムーズにできました。ITリテラシーが高いということは想定外だったので驚きましたね。導入がスムーズにできたおかげでその後の運用も大きな問題なく進んだ印象があります。

これからもサポート担当と二人三脚で
バックオフィス業務のさらなる効率化を目指して

——これから「勤労の獅子」をどのように活用していきたいですか？

本格導入から7年程経ちますが、オプション機能も追加して使っているので、今後も良い機能は取り入れながら使用していきたいです。やりたいこと/管理したいことが発生→SASへ相談し新たな管理方法を決定、の良い循環が回っているため、これを今後も続けていきたいです。

——貴社の今後の展望についてお聞かせください。

「勤労の獅子」導入前に比べて格段に働く環境は整備されたと思いますが、これからも「働く環境の良さ」を従業員へ提供できるようにしていきたいです。また、今後の課題としては勤怠データと給与データのシームレスな連携です。どうしても難しい部分はありますが、よりバックオフィス業務を効率化させ、さらなる事業拡大を目指していきたいと思っています。