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社会福祉法人三つ葉会は、介護老人保健施設や有料老人ホームなど複数の介護事業所を運営する社会福祉法人だ。
同社は長年にわたる紙での勤怠管理に課題を感じ、「勤労の獅子」の導入を決定。複雑なシフト体制への対応と管理業務の効率化を実現した。 今回は、本部事務局の木村様と、労務担当者様に導入の背景や活用状況、導入後の変化について詳しく聞いた。

介護・福祉サービスを通じて地域を支える
複数事業所を運営する社会福祉法人

——貴社について教えてください。

弊法人は介護老人保健施設をはじめ、有料老人ホーム・特別養護老人ホームなど複数事業所の介護事業所を運営する社会福祉法人です。数少ない社会福祉法人経営の介護老人保健施設として、先進的に社会的役割を担っています。 時代に応じた福祉ニーズを把握しながら、地域福祉の発展と高齢者支援のために積極的な運営に努めており、ご利用者様・職員・法人のそれぞれがWell-Beingである状態を目指すことを基本理念としています。 要介護状態のご利用者様もそのご家族も、そして介護に携わる職員も、みんなが幸せであることを大切に、明るく笑顔の絶えない施設を目指して日々の運営に取り組んでいます。

紙中心の勤怠管理からの脱却へ
丁寧な提案と、専任担当の伴走が導入の決め手に

——以前の勤怠管理方法において何が課題となっていましたか？

以前は日々の勤務時間から有給・特休・残業の申請に至るまで、すべてを紙で行なっていました。 従業員が都度記入した出勤簿や申請書を部署ごとにまとめ、月に1度提出してもらっていたのですが、給与計算前の確認作業だけで2週間ほどを要することもありました。 大量の紙を確認・取りまとめる必要があり、時間や手間がかかっていたことが課題でした。 また、複数の事業所を運営しているため、それぞれの勤務形態に合わせて勤怠を管理する必要があり、効率的な管理方法への見直しが必要だと感じていました。

さらに、導入時のサポート体制の充実も、選んだ理由のひとつです。 弊法人は複数の事業所があり、勤務形態も複数存在するため、導入時の設定には少し不安を抱えていました。そのため、専任の導入担当の方に設定をサポートしていただける点は、とても心強かったです。

複雑な勤務形態にも柔軟に対応
紙の確認作業を減らし、業務を効率化

——どのように「勤労の獅子」を利用していますか？

施設に出勤する従業員はタイムレコーダーでのカード打刻が中心で、直行直帰のある居宅担当や本部スタッフはスマートフォン打刻、と、勤務形態によって打刻方法を分けています。 有給や時間外勤務などの各種申請も「勤労の獅子」上から行なっています。所属の上長が申請内容を確認・承認し、その後労務担当者が最終確認しています。勤怠締め後はCSVデータを給与計算システムへ連携しています。

——「勤労の獅子」を導入して良かった点を教えてください。

フレックスタイム制と変形労働時間制の両方に対応でき、職種ごとに異なる給与項目の設定ができる点が助かっています。給与計算システムへの連携もスムーズになりました。 また、複数の勤務形態の集計や各種申請がシステム上で一元管理できるため、大量の紙を目視でチェックする必要がなくなりました。確認ミスを防げるだけでなく、「どこかで確認漏れがあるのでは」という不安からも解放されました。 専任の担当の方が導入を支援してくれる体制もとても良かったです。 導入の時期が決算期と重なっていたのですが、そういった事情も考慮しながら伴走してくださったことが本当にありがたかったです。 「職種ごとに給与項目が異なるため、それに応じた設定をしてほしい」等、複雑な要望を出した際も、一つひとつ向き合いながら一緒に答えを出してくださいました。 「このサポートがなければ、稼働させることはできなかった」と思うくらい、導入サポートがあって良かったなと感じています。

——導入の効果を教えてください。

稼働してまだ1か月ですが、給与計算前の紙の束が目に見えて薄くなり、業務効率化とペーパーレス化が進んでいることを実感しています。 これまで手動で計算していた部分が確実に削減できていて嬉しいです。 これから管理者側、社員側の双方がシステムに慣れていくことで、さらに効率化が進むことを期待しています。

——「勤労の獅子」について社員の方はどのような反応でしたか？

平均年齢が高く、パソコン操作に慣れていない社員も多いため、段階的に導入していきました。 まずは管理者向けに、いただいたマニュアルを基に説明会を開きました。その後、1か月のトライアル期間を経て本稼働へと進めました。 導入当初は「入力の仕方がわからない」「この場合はどうすればいいか」といった質問や問い合わせが多かったのですが、1か月が経った現在では、問い合わせも落ち着いてきています。

シフト管理の完全ペーパーレス化へ
スムーズで効率的なバックオフィス体制の構築を目指して

——これから「勤労の獅子」をどのように活用していきたいですか？

まずは法人全体にシステムをしっかりと定着させたいです。 パソコン操作に慣れていない社員も多いので、無理に急ぐのではなく、まずは全員がエラーなく使いこなせる状態にしたいと考えています。 そのうえで、シフト管理のペーパーレス化を進め、中間管理職の負担も減らしていきたいです。

——貴社の今後の展望についてお聞かせください。

バックオフィス全体のDX化を進めながら、これまで紙の確認作業に費やしていた時間を、採用や人材育成など、より本質的な業務に充てていきたいと考えています。 介護業界での人材確保は本当に難しく、課題はまだまだ山積みだと感じています。 引き続き、より働きやすい環境を整備するとともに、法人として持続的に成長していける体制づくりを進めていきます。